Souhlas se zpracováním osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

vydané internetovým obchodem pro prodej zboží www.autodielygafa.cz prostřednictvím společnosti Obchodní společnosti GAFA AUTO s.r.o., se sídlem Vavrečka 468, 029 01 Vavrečka, identifikační číslo: 47700823, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Okresním soudem Žilina, oddíl Sro., vložka 62024/L, která je také správcem osobních údajů (dále také jen „my“ nebo „správce“).

Cílem tohoto dokumentu bude seznámit Vás se všemi informacemi, které se týkají zpracování Vašich Osobních údajů. Doporučujeme Vám, abyste si tyto zásady zpracování Osobních údajů přečetli. Pokud budete mít jakékoliv další dotazy ohledně zpracování Vašich Osobních údajů, prosím kontaktujte nás na e-mail info@gafaauto.cz, na tel. číslo +420 558 080 026 nebo poštou na výše uvedenou adresu.

Zpracováváme Vaše Osobní údaje ze zákonem stanovených důvodů, za účelem plnění smlouvy nebo na základě našeho oprávněného zájmu. Pokud se nejedná o zpracování Osobních údajů ani v jednom z těchto uvedených důvodů, pak si vyžádáme Váš souhlas. Dbáme na to, aby Vaše Osobní údaje byly zpracovávány v souladu s následující zásadami:

·      rozumné meze, to znamená, že Vaše Osobní údaje používáme v nezbytném rozsahu pro splnění účelu, za jakým jsou poskytovány;

·      transparentnost, jinými slovy Vás předem informujeme, jaké Osobní údaje zpracováváme, proč, jak dlouhou dobu a komu Vaše Osobní údaje předáváme a

·      bezpečnost, vždy pracujeme s technologiemi a interními postupy tak, aby Vaše Osobní údaje byly v bezpečí; samozřejmostí je, že naše vnitřní nastavení sledujeme, hodnotíme a přijímáme v souladu s vývojem moderních technologií.

Pro lepší přehlednost a orientaci jsou níže uvedeny pojmy, které se v těchto zásadách často opakují.

E-shop - internetový obchod provozovaný správcem, dostupný na www.autodielygafa.cz;

GDPR - Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů ao volném pohybu takových údajů;

Obchodní sdělení - zpravidla e-mailová zpráva nebo sms odesílaná Uživateli za účelem propagace obdobných výrobků a služeb;

Objednávka - dokončená transakce zákazníkem stisknutím příslušného tlačítka „DOKONČIT OBJEDNÁVKU“ s úmyslem zákazníka uzavřít kupní smlouvu;

Osobní údaje - jakékoliv informace o Uživateli, na základě kterých ho lze přímo či nepřímo identifikovat;

Uživatel - fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje, nejčastěji půjde o zákazníka nebo o potenciálního zákazníka, případně uživatele našich webových stránek, označován také jako „Vy“;

Zpracovatel - vykonává činnosti zpracování Osobních údajů na základě smlouvy nebo jiného pověření pro správce;

Zpracování Osobních údajů - je jakákoliv operace nebo soubor operací s Osobními údaji nebo soubory Osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení;

Zvláštní kategorie Osobních údajů - takové Osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, členství v odborech, zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby. Za zvláštní kategorii údajů jsou považovány i genetické a biometrické údaje, pokud jsou zpracovávány za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby.

I.

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME, JAK JE ZÍSKÁVÁME, ZA JAKÝM ÚČELEM A PO JAK DLOUHOU DOBU JE UCHOVÁVÁME ?

1.    Zpracováváme o Vás tyto Osobní údaje: 

·      jméno a příjmení,

·      kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo),

·      fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb za zboží),

·      poznámka k Objednávce,

·      informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi),

·      login k uživatelskému účtu a chování v uživatelském účtu (zejména údaje vyplněné Uživatelem v uživatelském účtu, nákupní historii, čas registrace, datum poslední aktualizace profilu),

·      Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Facebook, Instagram), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech,

·      IP adresa,

·      Cookies,

·      údaje související s využitím call centra, kterými jsou zejména záznamy telefonních hovorů s call centrem, identifikace zpráv, které nám zasíláte, vč. identifikátorů, jako jsou IP adresy.

2.    Nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů. 

II.

JAKÝM ZPŮSOBEM ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE ?

1.    Obecně k době Zpracování osobních údajů.

Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání kupní smlouvy a dále po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a námi a možného uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (např. uplatnění práv z vad zboží v rámci reklamace, uplatnění záruky na zboží apod.). 

III.

ZA JAKÝM ÚČELEM ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE ?

1.    Webové stránky E-shopu.

Zpracováváme také informace o tom, kdy navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky. Tyto informace mohou zahrnovat např. IP adresu, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o Vašem internetovém prohlížeči, operačním systému či nastavení Vašeho jazyka. Také můžeme nahlédnout do historie Vašeho chování na webových stránkách, např. jaké odkazy na našich webových stránkách navštívíte a které nabízené zboží je Vám zobrazeno. Informace o Vašem chování na webu jsou však z důvodu Vašeho maximálního soukromí anonymizované. 

Přistupujete-li na naše webové stránky z mobilního telefonu či obdobného přístroje, můžeme zpracovávat i informace o Vašem mobilním zařízení (data o Vašem mobilním telefonu apod.)

Tyto data můžeme shromažďovat jako součást protokolu nebo pomocí souborů cookies nebo jiných technologií pro sledování. Pravidla pro používání souborů cookies a dalších technologiích pro sledování je podrobněji popsáno v našem poučení o cookies.

2.    Registrace, zřízení uživatelského účtu.

Poskytujete nám dobrovolně Osobní údaje zřízením uživatelského účtu v E-shopu a jejich následnou aktualizací.

3.    Plnění smluvního vztahu.

Zákonným důvodem pro Zpracování osobních údajů je plnění kupní smlouvy, resp. řádné vyřízení Objednávky a s tím související povinnosti.

4.    Zlepšení poskytování našich služeb, propagace zboží.

Můžeme zpracovávat Osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, našich smluvních partnerů a vzájemně je kombinovat s Osobními údaji, které nám jsou dobrovolně poskytovány. Přijímáme opatření, abychom zajistili, že třetí strany jsou ze zákona oprávněny, aby nám tyto informace poskytly. Např. se bude jednat o demografické informace, IP adresy a cookies soubory. Důvodem je zlepšení poskytování našich služeb a propagace našeho zboží.

5.    Personalizovaná reklama.

Spolupracujeme s třetími stranami, abychom spravovali a zobrazovali naši reklamu na webových stránkách třetích osob. 

6.    Soutěže a další propagační akce.

Na našich webových stránkách nebo prostřednictvím sociálních sítí můžeme provádět průzkumy, pořádat soutěže nebo jiné propagační akce. Vaše účast v našich propagačních akcích je dobrovolná. V rámci těchto průzkumů, soutěží a propagačních akcí po Vás můžeme žádat Osobní údaje, např. jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailovou adresa, uživatelské jméno a podobné údaje. Osobní údaje, které nám poskytnete, použijeme ke správě těchto propagačních akcí nebo i za jiným účelem, pokud je to uvedeno v podmínkách konkrétní propagační akce.

7.    Sociální sítě.

Máme profil na Instagrame Facebooku a LinkedIn. Veškeré informace, sdělení nebo materiály, které jsou prostřednictvím platformy sociálních médií poskytovány, jsou poskytovány také podle zásad zpracování osobních údajů těchto platforem. Ochrana osobních údajů je řešena separátně v rámci každé ze zmíněných platforem.

8.    Komunikace se zákaznickou podporou nebo jiné dotazy.

Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím call centra, emailu, chatovacích nástrojů a sociálních sítí budeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a záznamy o proběhlé komunikaci včetně nahrávek hovorů na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účelem:

• vyřízení vašich požadavků; pokud jste u nás nakoupili a váš požadavek se vztahuje k objednávce, můžeme toto zpracování realizovat na základě plnění smlouvy s vámi;
• evidence vašich požadavků, abychom je mohli kontrolovat, že je plníme řádně a včas;
• prokazování, že jsme váš požadavek přijali a vyřídili, např. když u nás touto cestou objednáte nějaké zboží nebo uplatníte reklamaci;
• jejich analýzy pro zlepšování kvality našich služeb.

Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu 6 měsíců. Pokud u nás uděláte pomocí některého z kanálů objednávku, můžeme údaje uchovat pro ochranu právních nároků po dobu trvání promlčecí doby 3 roky a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.

Proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Obchodního sdělení (newsletter).

Obchodní sdělení můžeme posílat na základě našeho oprávněného zájmu propagovat naše zboží a služby zákazníkům, dokud se sami z odběru obchodních sdělení neodhlásí. To umožňuje jednoduchý proklik v každém obchodním sdělením, které zasíláme formou e-mailu. Na základě našeho oprávněného zájmu propagovat naše zboží a služby můžeme využít také telefonního čísla registrovaného uživatele za účelem šíření obchodního sdělení formou SMS. V takovém případě se může uživatel z odběru SMS odhlásit krátkou zprávou na e-mail: info@gafaauto.cz

V procesu registrace můžete zvolit “Nesouhlasím se zasíláním newsletteru”, nebo se ohlásit pomocí prokliku e-mailu.

Proti zpracování Vašich osobních údajů na základě našich oprávněných zájmů můžete kdykoliv vnést námitku (blíže v části věnující se Vašim právům). Pokud se zaregistrujete do našeho newsletteru, budeme Vám posílat zajímavé informace a nabídky k propagaci našeho zboží a služeb na základě Vámi uděleného souhlasu. 

9.    Hodnocení zákazníků.

Můžete se podělit o své zkušenosti s nákupem a posoudit jednotlivé zboží v sekci Recenze na našich webových stránkách. Pro vyhodnocování Vaší zpětné vazby týkající se jednotlivého zakoupeného zboží můžeme využít jiné zpracovatele.

10. Platba kartou.

Pokud nám zadáte údaje o své kreditní kartě, nemáme přístup ke kompletním údajům. Víme jen, že platíte kartou a údaje o kartě zpracovávají příjemci těchto údajů, kteří pro nás platbu zprocesují

IV.

SHRNUTÍ DŮVODŮ A ÚČELŮ PRO ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ.

Chápeme, že je někdy pro Vás obtížné se prokousat množstvím textu věnujícímu se jak, proč zpracováváme Vaše Osobní údaje a kde je získáváme. 

1.    Seznam našich zpracovatelů: 

Účetnictví: K2 atmitec s.r.o.;

Webhosting, provoz webu, cloudové úložiště: Zoner Software;

Newsletter (přímý marketing): Smartemailing;

Běžná analýza návštěvnosti webových stránek a vyhodnocení kampaní: Google Analytics;

Marketing: Facebook, Google Ads, Microsoft Ads;

Sociální sítě: Facebook, Instagram, , TikTok, Youtube;

Platební brány: CardPay, GooglePay, Apple Pay;

Hodnocení spokojenosti zákazníků: Heureka, Facebook, Zbozi.cz, hledejceny.cz, Google;

2.    Abychom Vám poskytli rychle a přehledně základní údaje o zpracování Vašich Osobních údajů, shrnuli jsme vše v této přehledné tabulce:

O které Osobní údaje se jedná

Účel zpracování Osobních údajů

Zákonný důvod pro zpracování Osobních údajů

Doba zpracování

jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresu pro doručování a informace o objednaném zboží

Vyřízení Objednávky, vedení uživatelského účtu, zákaznická podpora v souvislosti s Objednávkou

Plnění smlouvy

Po dobou trvání smluvního vztahu zákazníka s námi

fakturační údaje, bankovní spojení a informace o objednaném zboží

Vedení účetnictví

Plnění smlouvy a plnění zákonné povinnosti

Daňové doklady po dobu 15 let

jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo zákazníka, údaje o uzavřené kupní smlouvě, nezbytné údaje o platbách

Vyřízení reklamace nebo stížnosti

Plnění zákonné povinnosti

Po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení

jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo zákazníka

Přímý marketing (zejména zasílání newsletterů zákazníkům)

Oprávněný zájem na propagaci obdobných služeb

Souhlas se zasíláním obchodních sdělení

4 roky od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru nebo posledního nákupu, pokud se z odběru neodhlásíte dříve

Pseudo- anomyzované identifikátory registrovaných užívatelů,

IP adresa

Běžná analýza návštěvnosti webových stránek, zabezpečení našich webových stránek, odhalování chyb serveru a prevence podvodů a útoků na server

Oprávněný zájem

Konkrétní doba uložení u souboru cookies se liší podle konkrétního druhu cookie souborů

jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo

Odpověď na zprávu zaslanou přes chatbot, e-mail nebo sociální sítě

Souhlas se zpracováním za účelem vyřízení dotazu

Po vyřízení Vašeho dotazu budou Osobní údaje vymazány, to neplatí v případě, že se stanete naším zákazníkem.

jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo potenciálních zákazníků, IP adresy, cookies a další technické identifikátory

Marketing a propagace našich webových stránek, účast v soutěži

Souhlas

Po dobu trvání souhlasu, doba uložení cookies se může lišit v závislosti na druhu cookies

jméno, příjmení, e-mail zákazníka a informace o objednaném zboží

Poskytnutí e-mailu zákazníka třetí straně za účelem hodnocení spokojenosti zákazníků

Oprávněný zájem

Po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení

nahráváním hovorů na call centru.

Vyřízení vašich požadavků; pokud jste u nás nakoupili a váš požadavek se vztahuje k objednávce, můžeme toto zpracování realizovat na základě plnění smlouvy s vámi;

evidence vašich požadavků, abychom je mohli kontrolovat, že je plníme řádně a včas;

prokazování, že jsme váš požadavek přijali a vyřídili, např. když u nás touto cestou objednáte nějaké zboží nebo uplatníte reklamaci;

jejich analýzy pro zlepšování kvality našich služeb.

Oprávněný zájem

Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu 6 měsíců.

V.

NAŠE POVINNOSTI Z POHLEDU ÚČETNICTVÍ A DANÍ

1.    Vezměte prosím na vědomí, že řadu Osobních údajů zpracováváme z důvodů, ze kterých jsme k tomu ze zákona povinni. Máme povinnost archivovat účetní doklady a účetní záznamy (faktury) po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Máme také povinnost uchovat fakturu po dobu 3 let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla daňová povinnost související s fakturou. Faktura obsahuje následující Osobní údaje: jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační adresu, či jinou identifikaci Uživatele a podrobnosti o zakoupeném zboží.

2.    Prosím dále vezměte na vědomí, že máme povinnost archivovat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Daňový doklad obsahuje následující Osobní údaje: jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační adresu, či jinou identifikaci Uživatele a podrobnosti o zakoupeném zboží a/nebo poskytnutých digitálních službách.

VI.

JAKÁ JSME PŘIJALI OPATŘENÍ K OCHRANĚ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

1.    Technická opatření.

Přijali jsme a zavazujeme se udržovat vhodná technická opatření s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování Osobních údajů i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro Uživatele, a to ve všech oblastech, kde dochází ke Zpracování osobních údajů (zejména provoz webových stránek, provoz E-shopu, zaměstnanecká agenda, komunikace se zákazníky). Mezi přijatá technická opatření patří:

·      Pravidelné zálohování dat Uživatele

·      ktualizace antivirových softwarových systémů

·      řístupová hesla do informačních systémů (kde budou Osobní údaje zpracovány) a oprávnění k přístupu jsou kontrolované na úrovni jednotlivců.

2.    Organizační opatření.

Přijali jsme a zavazujeme se udržovat následující opatření:

·      naši zaměstnanci, kteří mají přístup k Osobním údajům, jsou zavázáni mlčenlivostí

·      aši zaměstnanci jsou seznámeni s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních včetně principu ochrany Osobních údajů.

VII.

KDY PŘEDÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍM STRANÁM?

Vaše Osobní údaje mohou být předány našim obchodním partnerům (Zpracovatelé) nebo jiným třetím osobám, vyžaduje-li to zákon.

1.    Zpracovatelé.

Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám. Jedná se pouze o Zpracovatele, kteří jsou z Evropské unie, případně do zemí, které byly prohlášeny a uznány za bezpečné, nebo do zemí s nimiž máme uzavřené standardní smluvní doložky v souladu s čl. 46 GDPR a kteří poskytují Vašim Osobním údajům srovnatelnou úroveň ochrany jako v případě použití GDPR a českých právních předpisů. Všichni tito naši Zpracovatelé jsou vázáni povinností mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté Osobní údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým jsme je zpřístupnili v souladu s těmi zásadami. Konkrétní Zpracovatelé jsou uvedeni výše.. Na Vaše vyžádání uvedeme podrobnosti týkající se každého jednotlivého důvodu a účelu Zpracování Osobních údajů. V případě potřeby nás kontaktujte na e-mail info@gafaauto.cz.

externí call centra a poskytovatelé nástrojů pro správu a nahrávání telefonických hovorů, zejména Daktela s.r.o. IČO: 27232263;

Provozovatel osobních údajů v rámci interního vyhledávání statistických informací: Luigi's Box, s.r.o., Vysoká 34, 811 06 Staré Město, Slovensko.

2.    Zákonné povinnosti.

Osobní údaje můžeme mimo Zpracovatele předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.

VIII.

 JAKÉ MÁTE PRÁVA?

1.    Jak nás můžete kontaktovat?

Emailem na info@gafaauto.cz, nebo na adresu našeho sídla.

2.    Kdy Váš dotaz vyřídíme?

Odpovíme Vám nejpozději do jednoho měsíce. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že vám nebudeme moci vyhovět. Abychom vaši žádost lépe vyřídili, je možné, že si od vás budeme potřebovat ověřit vaši totožnost. V případě opakované žádosti bude správce oprávněn za kopii Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na přístup:

·      potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje,

·      informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, příjemcích, kterým jsou zpřístupněny, době zpracování, o existenci práva požadovat od správce realizaci jednu z níže uvedených práv,

·      v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

Právo na opravu:        

·      požádat o opravu nepřesných osobních údajů,

·      některé údaje můžete opravit ve svém uživatelském profilu.

Právo na výmaz:

·      Pokud neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje dále zpracovávat, pak vámi požadované údaje vymažeme či zcela zanonymizujeme.

Právo na omezení zpracování:

·      Pokud máte za to, že údaje zpracováváme nesprávně - ať už se jedná o důvody zpracování nebo jeho rozsah, dejte nám prosím vědět.

Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování:

·      v případě, že nás kontaktujete s žádostí, budeme vás informovat o výsledku, ledaže by to bylo nemožné (např. e-mailová adresa, ze které jste nám napsali již nefunguje.

Právo na přenositelnost:

·      můžeme vaše údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, poskytnout na vaši žádost jinému správci.

Právo vznést námitku:

·      pokud zpracováváme vaše údaje z oprávněného zájmu (např. posílání newsletteru zákazníkům),

·      je na nás, abychom svůj oprávněný zájem prokázali, pokud vám dáme za pravdu, přestaneme toto zpracování provádět.

Právo na odvolání souhlasu:

·      změnili jste názor? Nevadí, napište nám. Zpracování týkající se marketingových a obchodních účelů lze odvolat zcela kdykoliv.

Automatizované individuální rozhodování včetně profilování:

·      nechcete, aby se o vás rozhodovalo pomocí počítače? Úplně to chápeme, proto toto zpracování neprovádíme.

IX.

ZÁVĚR

Tyto Zásady zpracování Osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budou Uživatelé informováni prostřednictvím našich webových stránek.

V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich Zásad zpracování Osobních údajů se na nás prosím kontaktujte na e-mail info@gafaauto.cz.

Pokud budete nespokojeni, pak můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k Úřadu pro ochranu Osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/)

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné ode dne 01.09.2023